Mutterschutz und Elternzeit im Praxisteam: Urlaub rechtzeitig klären

Was Praxisinhaber und ärztliche Leitungen wissen sollten

Wer eine Arztpraxis, ein MVZ oder eine Therapieeinrichtung führt, muss bei Mutterschutz und Elternzeit mehr als die Vertretung organisieren: Was passiert mit dem Urlaub einer MFA, einer angestellten Ärztin oder einer Therapeutin? Besonders beim späteren Ausscheiden kann ein ungeprüftes Urlaubskonto teuer werden. Die Urlaubsprüfung zum Jahresende ist deshalb ein guter Anlass, auch länger abwesende Teammitglieder einzubeziehen. Zur Veranschaulichung wird im Folgenden die Entscheidung des BAG, Urteil vom 16.04.2024 – 9 AZR 165/23, besprochen.

Der Fall: Was eine Therapeutin vor dem BAG erreichte

Warum musste die Arbeitgeberin zahlen?

Eine Therapeutin befand sich über mehrere Jahre nahtlos in Mutterschutz und Elternzeit. Sie kündigte zum Ende der Elternzeit. Da die Arbeitgeberin zuvor keine Urlaubskürzung erklärt hatte, erhielt die Arbeitnehmerin eine Abgeltung von 146 Urlaubstagen: 24.932,42 Euro brutto zuzüglich Zinsen.

Darf die Praxis Urlaub wegen Elternzeit kürzen?

Ja, aber nicht automatisch. Nach § 17 Abs. 1 BEEG kann der Arbeitgeber den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Dafür muss dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin eine entsprechende Erklärung zugehen.

· Entscheidende Grenze: Die Erklärung muss noch im bestehenden Arbeitsverhältnis zugehen. Nach dessen Ende ist eine Kürzung nicht mehr möglich.

· Teilzeit im eigenen Team: Arbeitet etwa eine MFA während ihrer Elternzeit in Teilzeit in derselben Praxis weiter, greift diese Kürzungsmöglichkeit jedoch nicht.

· Mutterschutz ist anders: Ausfallzeiten wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote mindern den Urlaubsanspruch nicht (§ 24 MuSchG).

Verfallen die Ansprüche nach mehreren Jahren?

Während nahtloser Mutterschutz- und Elternzeiten greifen besondere Schutzregeln: Geschützte Urlaubsansprüche bleiben für die Zeit danach erhalten, sie verschieben sich sozusagen. Im hier besprochenen Fall waren die Ansprüche bei Vertragsende weder verfallen noch verjährt. Daraus folgt aber keine unbegrenzte Durchsetzbarkeit nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis.

Warum gilt Elternzeit nicht als verschuldete Arbeitsversäumnis?

Diese Frage ist für Höhe der Zahlung von Urlaubsabgeltung relevant, die sich grundsätzlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Vertragsende richtet. Die Arbeitgeberin argumentierte vorliegend, die Therapeutin habe ihre Elternzeit selbst gewählt und in den letzten 13 Wochen vor Vertragsende nichts verdient. Deshalb sei auch nichts abzugelten. Das BAG widersprach: Eine bewusste Entscheidung ist nicht gleichbedeutend mit rechtlichem Verschulden. Wer gesetzlich vorgesehene Elternzeit nimmt, verletzt keine arbeitsvertragliche Pflicht. Die Betreuung und Erziehung eines Kindes wird vom Gesetzgeber vielmehr ausdrücklich gefördert.

Für die Berechnung zählt die Elternzeit deshalb als unverschuldete Arbeitsversäumnis nach § 11 Abs. 1 Satz 3 BUrlG. Der dadurch bedingte Verdienstausfall bleibt insoweit außer Betracht; maßgeblich ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst.

Gilt das auch für vertraglichen Mehrurlaub?

Ja, wenn keine wirksamen eigenständigen vertraglichen Regelungen für die Abgeltung des Mehrurlaubs getroffen wurden. Im BAG-Fall galten die gesetzlichen Grundsätze auch für den zusätzlichen vertraglichen Mehrurlaub: Die Parteien hatten weder für deren Abgeltung noch für die Berechnung etwas Abweichendes wirksam vereinbart. Vertraglicher Mehrurlaub ist also nicht automatisch weniger geschützt. Abweichende Klauseln müssen den Mehrurlaub hinreichend klar gesondert regeln und rechtlich wirksam sein. 

Und wenn die Praxis oder Klinik einen Tarifvertrag anwendet?

Entscheidend ist die konkrete Tarifregelung. § 13 BUrlG erlaubt tarifliche Abweichungen, zwar nicht von allen, aber von vielen Vorschriften des Bundesurlaubsgesetzes, wie etwa zur Berechnung des Urlaubsentgelts bzw. der Höhe der Zahlung von Urlaubsabgeltung. Das kann auch bei arbeitsvertraglich vereinbarter Anwendung der einschlägigen tariflichen Urlaubsregelung gelten. Für tariflichen Mehrurlaub können eigenständige Regeln insbesondere zur Übertragung und zum Verfall bestehen.

Die Tariföffnung ist jedoch kein Freibrief: Der gesetzliche Mindesturlaub und unionsrechtliche Mindeststandards bleiben geschützt. Aus § 13 BUrlG folgt auch keine pauschale Befugnis, die Sonderregeln des BEEG oder MuSchG abzubedingen. Allein die Tarifvertragsanwendung macht das vorliegend besprochene Urteil daher nicht unanwendbar. Zu prüfen sind jeweils gesetzlicher Mindesturlaub, Mehrurlaub und Berechnungsvorschriften; eine Aussage zu einem bestimmten Tarifvertrag setzt dessen Prüfung voraus. 

Vier Prüfpunkte für Praxisleitung und Personalverwaltung

· Bei der Vertretungsplanung: Nicht nur die personelle Lücke erfassen. Auch Resturlaub, Mutterschutz, Elternzeit und eine mögliche Teilzeitrückkehr getrennt dokumentieren.

· Zuständigkeit festlegen: Praxisleitung und Personalverwaltung sollten klären, wer eine zulässige Urlaubskürzung erklärt und den Zugang nachweist. Die interne Anpassung des Urlaubskontos allein ersetzt keine Erklärung.

· Vor dem Ausscheiden: Kündigt ein Teammitglied zum Ende der Elternzeit, das Urlaubskonto vor dem rechtlichen Vertragsende prüfen – nicht erst bei der letzten Abrechnung.

· Vertrag und Tarif prüfen: Bei MFA, angestellten Ärzten und therapeutischen Beschäftigten die jeweils geltenden Regelungen heranziehen. Gesetzlichen Mindesturlaub, Mehrurlaub und Berechnungsvorschriften getrennt prüfen.

Fazit: Urlaubsmanagement gehört zur Praxisorganisation

Die Vertretung ist organisiert – der Urlaub damit noch nicht. Für medizinische Arbeitgeber zeigt das Urteil, wie wichtig die Abstimmung von Personalplanung, Vertragsgestaltung und Abrechnung ist. Eine versäumte Elternzeitkürzung lässt sich nach dem Ausscheiden nicht nachholen.

(Quellen: BAG, 16.04.2024 – 9 AZR 165/23 m. w. N.; § 17 BEEG; § 24 MuSchG; § 11 BUrlG; § 13 BUrlG; ergänzend zum eigenständigen tariflichen Urlaubsregime: BAG, 14.02.2017 – 9 AZR 386/16 m. w. N.. Allgemeine Information, keine Einzelfallberatung.)

Rechtsanwältin Caroline Krinner, Kanzlei REMEDIUM

(Dieser Beitrag wurde unter Einsatz KI-gestützter Hilfsmittel erstellt und vor Veröffentlichung anwaltlich geprüft.)